Tudo que você precisa saber sobre sistema emissor de nota fiscal
O sistema emissor de nota fiscal é um software que permite lançar esses documentos, mas pode ter outras funções para facilitar a automação. Entenda.
Você acha que é possível ter um negócio digital usando seu CPF? Apesar de existir essa possibilidade, não compensa. Os impostos pagos são mais elevados e podem chegar a 27,5%. Além disso, os clientes querem uma comprovação da compra. Por isso, é necessário se formalizar e escolher um sistema emissor de nota fiscal.
Esse software tem a função de lançar os documentos exigidos pelo Fisco, calculando os tributos a serem pagos e garantindo que todas as obrigações estejam em dia. Além disso, ele pode automatizar algumas funções, como o envio da nota ao cliente. Porém, isso depende das funções disponibilizadas.
Por isso, é fundamental saber escolher o melhor sistema emissor de NFe, conforme as especificidades do seu negócio. Para produtores e dropshippers, existem algumas demandas que precisam ser atendidas. Neste post, vamos explicar melhor. Saiba mais.
O que é o sistema emissor de nota fiscal?
O sistema emissor de nota fiscal é um software que faz o lançamento dos documentos fiscais, garantindo a integração com o programa da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz). Ele ainda pode ter outras funções, como divisão entre coprodutores, cancelamento ou devolução automático etc. Assim, é feita a automação de diferentes atividades.
Vale lembrar que a nota fiscal é um documento exigido pela legislação para comprovar a realização de uma transação de compra e venda. Todas as empresas são obrigadas a emiti-la, com exceção dos Microempreendedores Individuais (MEIs) que vendem para pessoas físicas.
Além disso, quem atua como infoprodutor pode se cadastrar na plataforma com o CPF. No entanto, não compensa, porque o valor dos impostos tende a ser maior.
Por isso, é importante emitir nota fiscal. Isso significa que você atua de forma legalizada e cumpre as obrigações.
Quais são os tipos de notas fiscais?
Nota Fiscal Eletrônica (NFe)
A NFe substitui a nota fiscal tradicional, mas é emitida e armazenada de maneira digital. Seu objetivo é registrar a venda de mercadorias físicas. Ela ainda abrange a cobrança de tributos, como o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Esse modelo é usado no caso de venda para empresas, transferência, devolução etc.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe)
A NFSe é a nota fiscal voltada para a prestação de serviços. Seu armazenamento é eletrônico e feito em um ambiente nacional. Infoprodutores e dropshippers emitem esse modelo, que é mais simples e gera o Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (DANFSE).
Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFCe)
A NFCe é uma substituição aos cupons fiscais e é emitida para o consumidor final. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é impresso por meio de qualquer impressora.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)
O CTe é usado somente nos serviços de transporte. Ele serve para sinalizar a movimentação de cargas nos diferentes modais.
Cupom Fiscal Eletrônico (CFe)
O CFe é um documento fiscal emitido pelo Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT). O consumidor recebe um extrato como comprovação e a função do CFe é controlar as vendas e os gastos. Um detalhe é o fato de não reunir todo o recolhimento de informação, ou seja, ele não é uma garantia de troca.
Manifesto de documentos Fiscais Eletrônicos (MDFe)
O MDFe tem o objetivo de identificar as unidades de carga usadas e acompanhar o registro dos documentos fiscais que estão em movimentação. Assim, ele vincula os outros arquivos envolvidos na operação, como a NFe e o CTe.
Nota Fiscal Avulsa (NFA)
A NFA é um documento fiscal usado por pessoas que não realizam transações de venda de produtos e serviços com frequência. Essa é uma alternativa para produtores digitais que trabalham usando o CPF. Nesse caso, não existe um sistema emissor de nota fiscal que faça seu lançamento.
Como funciona o sistema emissor de nota fiscal?
- Você preenche todos os dados da operação.
- O sistema recebe as informações e valida a operação.
- O emissor de nota fiscal autentica a solicitação e gera o documento preenchido e com assinatura digital.
- Os dados são enviados para autenticação da Sefaz.
- A nota fiscal é enviada ao cliente de forma automática e/ou pode ser impressa.
Além disso, o sistema emissor de nota fiscal pode executar outras funções. Para utilizá-lo, é necessário abrir o seu CNPJ, credenciando o seu negócio digital na Sefaz municipal. Em alguns municípios, também é preciso ter um certificado digital, mas isso deve ser verificado na prefeitura.
Quais são os benefícios de usar um sistema emissor de nota fiscal?
- As notas fiscais são emitidas com agilidade, já que o processo é automático.
- Há menos erros na emissão, porque as informações são obtidas das plataformas integradas.
- É mais fácil emitir as notas, porque o procedimento é online.
- Você tem suporte no caso de dúvidas ou problemas.
- Os custos são reduzidos, porque tudo fica online, exigindo menos papel, tinta e tempo.
- Você atua de forma estratégica, deixando de executar essa atividade operacional.
Por todos esses motivos, ainda que existam sistemas emissores gratuitos, é inviável depender dessa alternativa. Isso porque há instabilidades e o procedimento não é automatizado. Ou seja, se você quer se profissionalizar como infoprodutor ou dropshipper, precisa investir em um software especializado.
5 sistemas emissores de nota fiscal
1. Spedy
O Spedy é um sistema emissor de nota fiscal completo, que permite que você foque as vendas, deixando de lado essa parte operacional. Específico para quem tem um negócio digital (dropshippers, infoprodutores etc.), oferece mais de 30 integrações com plataformas de infoprodutos e meios de pagamento. Assim, há possibilidade de vincular o software a:
- Abmex;
- AppMax;
- Asaas;
- BlitzPay;
- Blueticket;
- Braip;
- CartPanda;
- Cyclopay;
- Digital Manager Guru;
- Dooca;
- Doppus;
- EAD Plataforma;
- Eduzz;
- Eventiza;
- Evermart;
- Green;
- Hotmart;
- Hubla;
- Iugu;
- Kirvano;
- Kiwify;
- Mercado Pago;
- Monetizze;
- Pagar.me;
- PayPal;
- Payt;
- Pepper;
- Provi;
- Shopify;
- Stripe;
- TheMart;
- Ticto;
- TMB;
- Vindi;
- Voomp;
- WooCommerce;
- Xgrow;
- Yampi.
Além disso, o Spedy integra as vendas e permite configurar a emissão após o pagamento, depois da garantia ou na cobrança. Assim, o lançamento do documento é feito automaticamente e o sistema envia para o cliente na hora. Você nem precisa se preocupar!
Ainda são oferecidas outras funcionalidades. Por exemplo, dashboard em tempo real, importação de vendas antigas, divisão entre coprodutores, fechamento mensal em dia sem precisar enviar o XML ao contador e suporte total para a operação de dropshipping.
No caso de cancelamento ou devolução, a operação é reembolsada de forma automática com o Spedy Cancela. Também é feito o split das notas fiscais.
Por todos esses motivos, mais de 5 milhões de notas já foram emitidas com o Spedy. Sem contar que o preço é competitivo e há 4 opções de planos mensais e anuais para escolher. Se você não se acostumar, pode pedir o reembolso em até 30 dias. Ou seja, você garante sua satisfação com risco zero.
2. eNotas
O eNotas é outro sistema emissor de NFe e automatiza esse processo ao se conectar ao meio de pagamento. Ele oferece as seguintes funções:
- Distribuição de notas fiscais entre coprodutores;
- Split de notas para e-books;
- Emissão da NFe na cobrança, no pagamento ou na garantia;
- Envio do documento fiscal ao cliente;
- Dashboard para gerenciamento das informações;
- Cancelamento automático da nota fiscal quando há o reembolso da venda.
No entanto, a importação das vendas antigas só é feita a partir do plano Plus. Outro problema é o valor, que acaba sendo mais elevado e com menos funcionalidades. Ou seja, o custo-benefício não compensa.
3. Notazz
O Notazz é mais uma opção e também permite integrar à plataforma de vendas utilizada. O envio ao cliente é automático e é possível emitir notas fiscais de vendas antigas e para cada uma das parcelas, no caso de compras com pagamento em diferentes prestações. Além disso, há uma função para controle de estoque.
Outras funcionalidades são:
- Split de notas fiscais;
- Divisão entre coprodutores;
- Nota fiscal para dropshipping;
- Cancelamento de NFe automático.
Apesar dos pontos positivos, o Notazz é um sistema emissor de nota fiscal que custa mais caro. Por isso, é preciso pensar bem se é útil para o seu negócio.
4. Digisan
O Digisan permite integrações e faz a emissão automática das notas fiscas. É possível fazer um teste gratuito por 7 dias. O problema deste sistema é o fato de não ter muitas funcionalidades.
5. Smart Notas
O sistema emissor de notas fiscais Smart Notas é voltado para infoprodutos e, por isso, oferece integração a diferentes plataformas. O plano é caro e oferece uma oferta limitada. Além disso, a garantia é de apenas 7 dias.
Como escolher o melhor sistema emissor de nota fiscal?
- Atente ao suporte técnico para saber se você terá o apoio necessário.
- Analise as integrações disponíveis e se é possível fazer outras vinculações via API.
- Verifique se o cálculo automático de impostos é realizado.
- Assegure-se de que o armazenamento é feito em nuvem.
- Compare as suas demandas com as funcionalidades oferecidas.
Com essas informações, você descobre qual é o melhor sistema emissor de nota fiscal para o seu negócio digital. No caso de dropshippers e infoprodutores, é importante que seja um software especializado, já que isso simplifica o processo.
Outro detalhe é o armazenamento em nuvem. Além de trazer mais segurança, permite que os documentos fiscais sejam acessados por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet.
Ainda existem dois aspectos importantes: custo-benefício e quantidade necessária de notas a emitir por mês. Então, sempre compare o preço em conjunto com as funcionalidades. Dessa forma, você descobre se vale a pena pagar pelo serviço.
Se continuar em dúvida, tenha em mente que deverá pagar o mínimo possível pela maior quantidade de funções. Isso é o que realmente compensa.
Aqui, entra a quantidade de notas fiscais que precisará lançar por mês. Todos os sistemas emissores oferecem planos com um limite específico. Se você ultrapassar, terá que pagar algum valor adicional por documento. Portanto, analise bem essa questão para evitar problemas.
O que analisar no sistema emissor de nota fiscal?
Facilidade de uso
A facilidade de uso é um ponto importante, porque você precisa entender como funciona o sistema emissor de nota fiscal. Então, a interface precisa ser amigável para evitar o acionamento do suporte o tempo todo.
Disponibilidade
O sistema emissor de NFe precisa ser acessado a qualquer momento por meio da internet. Por isso, verifique se o software sofre interrupções e manutenções a todo momento. Afinal, isso interfere na sua experiência e na praticidade diária. Vale a pena verificar a opinião de outros usuários também para ter uma ideia clara.
Suporte
Veja se o suporte tem qualidade e como é o atendimento oferecido. Isso é importante para situações imprevistas.
Funcionalidades
Confira as funcionalidades e compare às suas necessidades. Dessa maneira, fará a escolha certa, sem deixar de lado critérios importantes para o seu negócio digital.
Como emitir nota fiscal na venda de infoprodutos?
- Formalize seu negócio digital abrindo seu CNPJ.
- Tenha um certificado digital, se o seu município exigir.
- Contrate o melhor sistema emissor de nota fiscal.
- Faça as integrações necessárias.
- Aguarde as emissões conforme a configuração do sistema.
Seguindo essas instruções, você conseguirá lançar os documentos fiscais e evitar problemas com a Receita Federal. Além disso, analise todos os aspectos citados ao longo deste artigo, já que isso ajudará a tomar a decisão mais adequada.
Então, se você busca escolher o melhor sistema emissor de nota fiscal, está na hora de decidir com base em tudo o que foi abordado. Assim, você chegará ao melhor resultado.
Agora, que tal se aprofundar em um dos softwares? Veja as integrações que facilitam a vida conectando o Spedy às principais plataformas de pagamento.
