Emitir NFSe: saiba como otimizar esse processo

A nota fiscal de serviços eletrônica é exigida para várias atividades. Saiba como emitir NFSe de forma automatizada.

Em um negócio digital, o processo de emitir NFSe pode tomar bastante tempo. A Lei 8.846/1994 determina que a nota fiscal de produto ou serviço é obrigatória, qualquer que seja o valor do serviço. A exceção é para os Microempreendedores Individuais (MEIs) que vendem diretamente para pessoas físicas.

Ainda assim, a verdade é que praticamente todas as operações exigem a emissão da nota fiscal. No caso da NFSe, específica para serviços, essa atividade pode demorar. Ao mesmo tempo, é uma forma de legalizar seu negócio, cumprir as regras do Fisco e facilitar a sua gestão financeira e contábil. Por isso, é fundamental entender como otimizá-la.

Para saber como atingir esse patamar, é importante conhecer os principais detalhes para emitir a nota fiscal de serviço eletrônica. Conheça melhor esse processo e veja o que fazer para automatizar o lançamento de NFSe.

O que é NFSe?

NFSe é um documento fiscal que comprova a contratação de um serviço e sua consequente execução. Por isso, também tem validade fiscal e jurídica, com emissão obrigatória em território nacional. A sigla significa nota fiscal de serviço eletrônica, sendo que existe exclusivamente em ambiente digital.

O projeto da NFSe foi criado pela Receita Federal. O objetivo foi centralizar as informações e melhorar a qualidade dos dados fornecidos pelos contribuintes ao Fisco. Além disso, essa é uma forma eficiente de monitoramento, com possibilidade de identificar irregularidades com mais facilidade.

Para emitir NFSe, você precisa usar um serviço automatizado. Existe a opção nacional, gratuita e com menos recursos, e softwares especializados. Esses últimos costumam funcionar em nuvem, isto é, têm todas as informações armazenadas em servidores externos com o máximo de segurança e várias camadas de proteção.

Dessa forma, além de dispensar a emissão em papel, esses sistemas também podem agilizar o armazenamento dos documentos fiscais. Ainda há possibilidade de integração para tornar o processo mais rápido.

Isso pode ser visto com um exemplo. Se você trabalha como afiliado, precisa emitir as notas fiscais de serviço relativas às comissões dos produtos divulgados. Integrando o software à plataforma utilizada, esse lançamento pode ser automático e sem erros, o que aumenta sua produtividade e atuação estratégica.

Tipos de nota fiscal eletrônica

1. Nota fiscal eletrônica (NFe): é um documento usado para qualquer comercialização de produtos ou serviços.
2. Nota fiscal de serviço eletrônica (NFSe): é específica para a prestação de serviços.
3. Nota fiscal ao consumidor eletrônica (NFCe): substituiu o cupom de compra e apenas comprova a operação. Portanto, não tem valor fiscal.

Perceba que, além de saber como emitir NFSe, vale a pena conhecer as outras alternativas. O funcionamento é, basicamente, igual. No entanto, a nota fiscal de serviços é vinculada à prefeitura, enquanto as outras são atreladas à Secretaria de Estado da Fazenda.

Por esse motivo, há algumas pequenas diferenças no processo de emissão. Por exemplo, na venda de produtos, é preciso indicar a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Já na prestação de serviços, essa informação não existe.

Quem precisa emitir NFSe?

Precisa emitir NFSe toda pessoa física ou jurídica que realiza uma prestação de serviço. Essa regra é válida qualquer que seja o regime tributário, tamanho e tipo de negócio. Isso inclui MEIs (exclusivamente quando há venda para pessoas físicas), negócios digitais e empresas enquadradas no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. 

Portanto, se você tem uma empresa, mesmo de pequeno porte, ou atua como infoprodutor, afiliado ou coprodutor, precisa emitir a nota fiscal de serviço. De toda forma, como a NFSe é uma exigência municipal, é interessante conferir as regras da sua cidade.

Por exemplo, vários municípios requerem o certificado digital A1 para lançar a nota, enquanto outros não fazem essa exigência. Assim, você verifica todas as particularidades.

O que acontece se não emitir NFSe?

Se você não emitir NFSe, pode sofrer enquadramento no crime de sonegação de impostos. Por isso, pode gerar a aplicação de multas, que impactam a sua gestão financeira. Além disso, em situações mais graves, pode haver o impedimento da realização das atividades e até a pena de prisão.

Portanto, a sua empresa pode ter muitos problemas. Isso também vale para a declaração de informações falsas total ou parcialmente. Assim, é importante tomar cuidado com os dados apresentados.

Nesse sentido, um software que faça a emissão de nota fiscal de serviço automatizada é a melhor opção. Afinal, os dados são inseridos automaticamente, conforme a plataforma de vendas utilizada devido à integração existente.

Como emitir uma NFSe?

1. Cadastre-se na prefeitura da sua cidade e cumpra os requisitos exigidos.
2. Acesse o software emissor de NFSe ou o portal nacional.
3. Selecione a opção para emitir NFSe.
4. Preencha os dados exigidos.
5. Revise as informações e emita a nota fiscal.

Esse passo a passo para emitir NFSe é bastante simples e sofre algumas variações, dependendo do sistema utilizado para o lançamento da nota. De todo modo, algumas questões precisam estar claras para evitar erros e retrabalhos.

Como calcular os impostos da NFSe?

O cálculo de impostos da NFSe deve ser feito conforme o regime tributário da sua empresa, fazendo a multiplicação da alíquota pelo valor da nota. Por isso, é útil contar com a ajuda de um contador e/ou ter um software emissor automatizado para evitar erros e retrabalhos.

Aqui, é necessário ressaltar os casos de afiliados. Eles podem emitir NFSe de forma direta, com um CNPJ específico, ou via plataforma usada, como Hotmart, Monetizze e Eduzz. Se for a segunda opção, são lançadas duas notas: do afiliado ao produtor (para registrar o pagamento da comissão) e do produtor ao cliente final (para formalizar a venda).

Com isso, vale a pena pensar na automação para evitar a perda de tempo com a emissão de notas. Assim, mesmo diante de uma alta demanda, você consegue lançar os documentos fiscais e gerenciá-los com facilidade, mantendo seu foco na divulgação dos produtos.

Quais termos você deve conhecer ao emitir NFSe?

Certificado digital

O certificado digital comprova a identidade de pessoa física ou jurídica. Ele tem validade jurídica e fiscal, garantindo que a emissão de NFSe seja feita de acordo com a legislação. O modelo mais comum e recomendado é o A1, que é instalado no seu computador ou diretamente no software emissor. Sua validade é de 1 ano.

Recibo Provisório de Serviços (RPS)

O RPS pode ser utilizado para substituir temporariamente a nota fiscal em caso de alguma inconsistência. Por exemplo, se faltar internet ou luz no momento da geração do documento.

É muito usado em situações em que o cliente não pode aguardar o lançamento da NFSe. No entanto, sempre deve levar à geração de uma nota. Esse procedimento deve ser realizado no prazo definido pela prefeitura.

Antes de utilizar esse recurso, porém, é importante se informar com o município. Isso porque alguns proíbem o uso e também há falta de padronização no Brasil. Portanto, cada cidade usa um modelo específico.

Dados de competência da NFSe

Os dados de competência da NFSe se referem à data de prestação do serviço. Pode haver variações de acordo com a prefeitura, mas eles existem na maioria dos casos.

Dados de transferência da NFSe

Os dados de transferência da NFSe mudam de acordo com o momento de envio da nota ao sistema da prefeitura. Por isso, é um dado inalterável.

XML

O XML é um formato de arquivo usado para documentos com uma organização hierárquica. Sua geração pode ser convertida em PDF, sendo que é preciso fazer o armazenamento por 5 anos ou mais, segundo a legislação. No entanto, não há necessidade de impressão, já que também é emitido o Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (DANFSE).

Quais são os desafios enfrentados ao emitir NFSe?

Instabilidades no sistema

Você pode emitir a NFSe pelo sistema gratuito fornecido pela Receita Federal. Porém, há relatos de instabilidades, o que impede o lançamento temporário das notas. Ao usar um software especializado, você efetua o procedimento e, mesmo que a conexão esteja indisponível, o documento fiscal será gerado assim que possível, conforme os dados definidos.

Variação do serviço prestado

Algumas atividades exigem uma adequação da NFSe, com o registro do código de serviço correto. Nesse caso, o procedimento precisa ser feito a cada venda. Além disso, o regime tributário Simples Nacional requer a verificação da faixa de impostos em que você se enquadra para aplicar a alíquota certa.

Retenção do Imposto sobre Serviços (ISS)

O ISS pode ser retido em alguns municípios, de acordo com a atividade realizada, as características do negócio e sua localização. Também há situações em que o Cadastro de Empresas Fora do Município (CPOM) precisa ser feito.

Falta de integração

A falta de integração do software emissor pode levar a um trabalho maior, já que o lançamento da NFSe não é automatizado. Isso significa que é preciso inserir os dados manualmente, o que também pode gerar erros e retrabalhos.

Com a integração, todo o processo fica muito mais simples. Por exemplo, ao emitir NFSe como produtor, é possível fazer a conexão com a plataforma usada. Assim, as notas são geradas automaticamente e você pode se dedicar à sua atividade principal.

Como otimizar a emissão de NFSe?

Você pode otimizar a emissão de NFSe ao adotar um sistema específico para o lançamento das notas. Um software que automatize essa atividade facilita a sua rotina no negócio digital e evita erros. Ao mesmo tempo, você consegue armazenar e gerenciar os documentos fiscais para cumprir a legislação.

Nesse sentido, existem vários softwares para emitir NFSe, como Spedy, eNotas, Tiny, Smartnotas e Notazz. Para escolher o melhor, é preciso conferir o funcionamento do sistema, os recursos oferecidos e o custo-benefício.

Além disso, analise as integrações para garantir que o emissor seja o mais indicado para as suas atividades rotineiras. O ideal é que o software integre as vendas e emita as notas conforme a configuração definida.

Também é interessante ter um dashboard com as informações geradas em tempo real. Por exemplo, o total de vendas em comparação com a quantidade de notas, os mais vendidos e os canais.

Outros recursos úteis são a importação de vendas antigas, a divisão entre coprodutores (caso você trabalhe com negócios digitais) e suporte para operação de dropshipping. Assim, assegura-se que todas as operações são automatizadas e você não precisa se preocupar.

Ainda avalie a possibilidade de cancelamento ou devolução automático quando uma venda é reembolsada. Tudo isso ajudará a otimizar o seu trabalho.

Assim, você consegue emitir NFSe com facilidade e rapidez, sem se preocupar em digitar os dados e revisar todas as informações. Afinal, o processo será feito pelo próprio sistema, sem necessidade da sua intervenção.

Perguntas Frequentes

Como emitir uma NFSe?

Para emitir uma NFSe, você deve se cadastrar na prefeitura e cumprir os requisitos exigidos. Em seguida, tenha acesso a um software emissor, selecione a opção correspondente, preencha os dados, revise as informações e emita a nota. Esse processo pode variar conforme o sistema usado.

Quando emitir NFSe?

A NFSe deve ser emitida sempre que é feita uma prestação de serviço. Essa exigência existe para pessoas físicas e jurídicas, inclusive Microempreendedores Individuais (especificamente, no caso de vendas para empresas).

Qual a diferença da NFe e NFSe?

A diferença da NFe e NFSe é o objeto da comercialização. A nota fiscal eletrônica formaliza a comercialização de produtos, enquanto a nota fiscal de serviços foca a prestação de serviços. Desse modo, a venda de um objeto exige a NFe, enquanto a divulgação de um produto requer a NFSe.