Como usar o emissor NFSe? Entenda como funciona

O emissor NFSe pode otimizar os processos de negócios por meio da automação. Saiba por que vale a pena.

O emissor NFSe é um programa voltado para a geração e o lançamento de notas fiscais de serviço. Até setembro de 2023, esse processo era feito diretamente pelas prefeituras. A partir disso, uma alternativa foi criada pelo governo federal, mas não atende a todas as demandas de pessoas físicas e jurídicas.

Isso porque ele é parcialmente manual. Ou seja, você precisa inserir as informações manualmente, revisar o documento e gerá-lo. Caso tenha algum erro, precisa cancelar e refazer todo esse processo. No dia a dia, essa prática representa custos devido à perda de tempo.

Por isso, vale a pena investir em um emissor de NFSe automatizado. Com ele, você faz a integração com a plataforma de afiliação ou o ERP utilizado e simplifica a atividade. Assim, há menos erros, custos e retrabalho. Achou interessante? Leia este conteúdo e entenda mais sobre esse software que pode mudar a sua forma de trabalho.

O que é emissor NFSe?

O emissor NFSe é um programa de geração e lançamento de notas fiscais de serviço. Ele funciona como um ponto de ligação entre a pessoa física ou jurídica e a Secretaria da Fazenda no momento em que uma venda é realizada.

Para quem tem um negócio digital, esse software é capaz de otimizar a emissão de notas para as plataformas. Na prática, isso garante que você tenha mais agilidade e precisão nos dados fornecidos.

Vale a pena lembrar que qualquer nota fiscal formaliza a venda de determinado produto ou serviço. Por meio dela, consegue-se registrar a cobrança de tributos e o faturamento, por exemplo.

Então, como funciona o emissor de NFe? Basicamente, ele tem um template que permite inserir as informações da venda. Assim que elas são enviadas, a Secretaria da Fazenda valida a operação e é gerado um arquivo XML e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), quando necessário.

Com esses arquivos, é possível manter os documentos armazenados e enviar para o cliente ou a plataforma (de afiliação ou dropshipping, por exemplo). As NFes podem ser mantidas na nuvem e são usadas para a escrituração contábil.

Todos os emissores de NFSe funcionam dessa maneira. No entanto, os melhores automatizam parte desse processo. Isso é possível por meio da integração com outros sistemas, fazendo com que a nota seja gerada de forma automática.

O que é emissor nacional NFSe?

O emissor nacional NFSe é um software em nuvem oferecido pelo governo federal para gerar notas fiscais de serviços. Ele é gratuito, mas tem funções limitadas.

Com esse sistema, você apena gera as notas, cancela-as (se necessário) e acessa-as. No entanto, a emissão deve ser feita individualmente, o que leva tempo. Ao ter um negócio digital, esse processo recorrente tende a gerar custos. Isso porque você deixa de realizar atividades estratégicas para fazer o lançamento dos documentos fiscais.

Para que serve o emissor NFSe?

O emissor NFSe serve para emitir notas fiscais de serviço. Quando automatizado, realiza o processo de forma automática, seja por meio de integrações nativas, seja via APIs. Dessa forma, você cumpre as obrigações exigidas pela Receita Federal e se mantém em dia com o Fisco.

É importante ressaltar que a NFSe tem a função de registrar e validar as contratações de serviços. Ela assegura o recolhimento de impostos — motivo pelo qual a Receita Federal tem interesse na padronização estabelecida anos atrás com o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

Portanto, caso você deixe de emitir a NFSe, estará sujeito a penalizações e multas. Em casos mais graves, pode sofrer uma acusação de sonegação fiscal.

Quais as vantagens do emissor de NFSe?

1. O emissor NFSe gera e gerencia as notas fiscais de serviços em formato XML.
2. O formato XML é usado nas Secretarias Municipais da Fazenda, o que assegura a conformidade.
3. O emissor pode ser usado por qualquer empresa ou profissional.
4. Os processos são mais eficientes com o sistema de emissão de NFSe.
5. A emissão de NFSe é mais simples e ágil, com entrada rápida de dados e integração com plataformas.
6. Você consegue reduzir custos, já que otimiza os processos e não precisa de espaço de armazenamento físico.
7. A incidência de erros e retrabalhos diminui devido à inserção automática pela integração com as plataformas.
8. Você consegue acompanhar os dados por meio de relatórios.
9. A gestão de notas fiscais se torna mais segura, com menos possibilidade de perdas.
10. Há mais facilidade de acesso, já que todas ficam armazenadas na nuvem. Por isso, você pode verificá-las por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet.
11. Você contribui para a sustentabilidade devido à redução do uso de papel.
12. As vendas são integradas e as notas são emitidas de forma automática, conforme a configuração feita.

Em outras palavras, as vantagens do emissor de notas fiscais de serviços são voltadas para a eficiência, a otimização e a redução de custos. No momento em que você implementa o sistema, deixa de se preocupar com essa atividade, que até então era manual.

Por exemplo, imagine que você trabalha no setor de afiliação em diferentes plataformas. Ao divulgar os produtos físicos ou digitais, realiza vendas com frequência. Então, precisa emitir as notas para receber o valor devido.

Se você não tem o programa emissor automatizado, precisa conferir as plataformas individualmente, inserir o valor, os dados empresariais etc. Tudo isso toma tempo.

Com o programa que gera as notas fiscais, é possível apenas fazer a integração com a plataforma. Então, a emissão ocorre de forma automática, conforme as configurações feitas. Muito mais simples e permite que você tenha um foco estratégico. Afinal, pode pensar e avaliar as suas campanhas, evitando a perda de tempo.

Quem pode emitir nota fiscal de serviço?

Qualquer prestador de serviço pode emitir nota fiscal de serviço. Isso inclui freelancers, autônomos, infoprodutores, afiliados, coprodutores e mais. Para fazer o procedimento, é necessário ter um CNPJ inscrito no município de emissão da NFSe. Ainda é preciso verificar a necessidade de certificado digital modelo A1, já que muitas prefeituras fazem essa exigência.

Quando emitir nota fiscal de serviço?

A nota fiscal de serviço deve ser emitida no momento em que você a remuneração pelo trabalho feito. De toda forma, a legislação não especifica um prazo, ainda que a geração desse documento seja obrigatória.

Por isso, existem algumas particularidades. Por exemplo, para plataformas digitais de afiliação ou dropshipping, é possível configurar o emissor NFSe para que a geração seja automática na cobrança, depois do pagamento ou após a garantia. Em qualquer um dos casos, o envio do documento é automatizado.

Qual a importância de usar um emissor de NFSe?

A importância de usar um emissor de NFSe é evitar erros e retrabalhos, que podem levar a multas, penalizações e possíveis incriminações de sonegação fiscal. Portanto, o sistema é capaz de aumentar a transparência tributária, ao mesmo tempo que você otimiza seus processos internos.

Como escolher o melhor emissor de NFSe?

Verifique se o sistema é totalmente automatizado

Nem todo emissor de NFSe é totalmente automatizado. Por exemplo, a opção gratuita, fornecida pelo governo federal, exige que tudo seja feito de forma manual. Por sua vez, há alternativas pagas que nem sempre oferecem automação completa. Então, compare os recursos disponíveis e confira qual é o melhor custo-benefício.

Veja se se o envio e o cancelamento de notas são automáticos

Dentro do quesito automação, é fundamental que o emissor de notas fiscais de serviço faça o envio e o cancelamento dos documentos de forma automática. Isso porque você deixa de se preocupar com esses processos e verifica todos os dados e atualizações no dashboard do sistema.

Tenha certeza de que o emissor se conecta ao sistema da prefeitura da sua cidade

Antes de contratar o emissor NFSe, você precisa garantir que ele se comunica com o sistema da prefeitura. Caso contrário, haverá problemas na geração de notas fiscais. Então, confira a compatibilidade, já que ela garante o acesso aos recursos sem processos manuais e adaptações.

Avalie como é feita a integração com o meio de pagamento

A integração do emissor com o meio de pagamento deve ser natural e sem causar problemas. Por exemplo, se você atua como afiliado, é importante que o software se conecte com o sistema das plataformas usadas, como Monetizze, Hotmart, Braip e PerfectPay.

Confira se é fácil importar vendas e notas fiscais

Muitas vezes, é necessário importar vendas ou notas fiscais. Por isso, confira se existe essa possibilidade, como o processo ocorre etc.

Escolha uma plataforma específica para negócios digitais

Quem atua com plataforma de afiliados sabe que é preciso ter cuidado para evitar a bitributação. Por isso, é necessário escolher um sistema de emissão de NFSe que realiza o processo conforme a sua atuação em cada venda. Ou seja, como afiliado, produtor ou coprodutor. Assim, a divisão é feita de maneira precisa.

Avalie o melhor custo-benefício

Em todas as grandes decisões, é necessário pensar no custo-benefício em vez do preço. A diferença é bastante clara, já que, dessa forma, você escolhe o melhor sistema com o custo mais baixo possível. Em outras palavras, todas as suas necessidades são atendidas e você paga apenas pelo que realmente precisa.

Análise a usabilidade

O emissor de NFSe escolhido deve ser fácil de usar. Portanto, confira se a interface é intuitiva e amigável para garantir que não haverá perda de tempo.

Veja como é feito o suporte

O suporte do software deve ser simples e rápido. É importante ter planos com atendimento prioritário com especialistas e até apoio técnico para integração. Isso porque são benefícios a mais, que podem fazer a diferença no seu dia a dia.

Como emitir uma NFSe?

1. Cadastre-se na prefeitura da sua cidade, conforme as regras do município.
2. Acesse o emissor NFSe.
3. Faça a integração com as plataformas nas quais você trabalha.
4. Configure o momento em que as notas devem ser emitidas.
5. Veja as notas serem emitidas automaticamente.

Esse passo a passo para a emissão de notas fiscais é válido para quem tem acesso a um software atualizado e com possibilidade de integração às plataformas. Nesse sentido, existem várias opções de sistemas que você pode escolher, como Spedy, Enotas, Smartnotas e Notazz.

Para escolher uma das opções, o ideal é entender as suas demandas e verificar os pontos abordados neste post. Lembre-se sempre de verificar as integrações disponíveis e os recursos.

Também veja se o envio da NFSe é feita na hora de forma automática e, em caso de solicitação de reembolso, se é cancelada. Desse modo, você evita ter pendências com o Fisco.

Outros detalhes importantes são o dashboard com os dados das vendas em tempo real, a importação das transações antigas, o suporte total e a divisão entre coprodutores. Tudo isso facilita muito a sua rotina e permite que você foque em vender.

Assim, fica claro que o emissor NFSe facilita a sua rotina na prestação de serviços. Afinal, esse segmento de mercado exige uma atuação estratégica para que você possa conseguir mais clientes. Ao automatizar as suas operações, você aumenta sua produtividade e foca no que é realmente importante: seu negócio.

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Resumindo

O que é emissor nacional NFSe?

Emissor nacional NFSe é um software de geração e lançamento de notas fiscais de serviço. Ele é integrado à Secretaria Municipal da Fazenda e realiza o envio automático das informações. Os melhores ainda permitem que a emissão dos documentos fiscais seja totalmente automatiza pela integração com outras plataformas.

Como emitir uma NFSe?

1. Cadastre-se na prefeitura da sua cidade, conforme as regras do município.
2. Acesse o emissor NFSe.
3. Faça a integração com as plataformas nas quais você trabalha.
4. Configure o momento em que as notas devem ser emitidas.
5. Veja as notas serem emitidas automaticamente.