Como calcular impostos na nota fiscal de serviço em 2026 com a Reforma Tributária
A emissão de nota fiscal de serviços enfrentará um cenário bastante diferente em 2026, graças à Reforma Tributária aprovada. Sabemos como as mudanças em legislação geram dúvidas – e até mesmo um pouco de apreensão. Por isso, neste artigo, queremos facilitar seu entendimento e trazer um passo a passo atualizado para emitir corretamente suas notas de serviço e calcular impostos dentro das novas regras.
“A Reforma Tributária de 2026 muda o jeito de fazer contas, mas não precisa ser difícil.”
Vamos mostrar como a legislação impacta as empresas e profissionais, relacionando informações oficiais do Ministério da Fazenda e do Portal da Prefeitura de São Paulo, e detalhando o cálculo dos tributos na nota fiscal prestada a partir de 2026. Dividimos o conteúdo em tópicos práticos, para que nada fique confuso, nem para quem já está acostumado, nem para quem está começando agora nesse universo.
Entendendo as mudanças da Reforma Tributária
Antes de irmos ao tutorial, precisamos compreender o que mudou. A Reforma Tributária traz novidades nos tipos e formas de cobrança dos tributos sobre serviços. Ao consolidar impostos e criar novas regras, o sistema busca simplificar e trazer mais transparência. Mas isso exige atenção de quem lida com documentos fiscais no dia a dia.
Criação do IBS e CBS
A partir de 2026, os principais tributos que incidem sobre serviços serão o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). Eles vão substituir o ISS (Imposto sobre Serviços), PIS, Cofins e, gradualmente, o ICMS no caso de alguns serviços específicos.
- O IBS terá uma alíquota nacional, cobrada pelos estados e municípios.
- A CBS será cobrada de forma federal, também aplicando sobre os serviços.
Segundo esclarecimentos do Ministério da Fazenda, há categorias específicas como nanoempreendedores, que ficarão fora dessas cobranças em determinado limite de faturamento.
Alíquotas e períodos de transição
O ano de 2026 marca o início do novo sistema, mas haverá fases de adaptação. De acordo com o Portal da Prefeitura de São Paulo, em 2026 será aplicada uma alíquota-teste de 0,1% de IBS para fins de ajuste e testes do modelo, sem recolhimento em certas situações. Entre 2029 e 2032, essas alíquotas aumentam gradualmente, com substituição definitiva de outros impostos em 2033.
O sistema muda, mas o cuidado com cada etapa permanece necessário.
Atenção para profissionais e nanoempreendedores
Em nosso acompanhamento das publicações oficiais, verificamos que profissionais autônomos como pedreiros, jardineiros e pintores, além dos chamados nanoempreendedores (faturamento até metade do MEI), não serão obrigados ao pagamento do IBS ou CBS até esse limite. Ou seja, muitos micro e pequenos prestadores podem ficar isentos – mas precisam comprovar situação fiscal detalhadamente.
No caso de dúvidas sobre categorias ou limites, recomendamos a leitura do conteúdo detalhado sobre documentação fiscal que reunimos, com exemplos práticos.
Quais são os impostos na nota fiscal de serviço em 2026?
No novo modelo, temos basicamente três situações distintas quanto à tributação dos serviços:
- Prestadores sujeitos a IBS e CBS, conforme regras nacionais.
- Prestadores enquadrados no Simples Nacional (com possíveis regimes diferenciados durante a transição).
- Profissionais e nanoempreendedores (com limite de faturamento), isentos dessas cobranças.
Na maioria dos casos não há mais a incidência do ISS sobre serviços isoladamente; ele será gradualmente extinto até 2033. O cálculo dos impostos passa a considerar as novas alíquotas do IBS e CBS, que devem ser divulgadas pelas autoridades fiscais anualmente.
Como ficam os tributos federais e municipais?
Os tributos federais PIS e Cofins também saem de cena, sendo englobados pela CBS. Já o ISS, conhecido em serviços municipais, perde força e desaparece após a fase de transição.
E se minha empresa presta serviços em mais de um município?
Com a unificação do IBS, a cobrança fica padronizada, diminuindo a complexidade para empresas que atuam em cidades diferentes. A simplificação resolve parte das antigas dúvidas sobre obrigações fiscais em múltiplos municípios.
Tutorial: como calcular impostos na nota fiscal de serviço com a Reforma Tributária
Agora, vamos ao ponto central: como calcular os impostos corretamente na nota de serviço em 2026. Separamos um caminho prático, considerando as situações mais comuns.
Passo 1: Identifique o enquadramento da sua empresa
Antes de tudo, precisamos saber em qual regime sua empresa ou atuação individual se encaixa. Existem basicamente os seguintes casos:
- Microempresa Individual (MEI)
- Simples Nacional
- Empresa de pequeno, médio ou grande porte (regime normal)
- Nanoempreendedor (conforme nova categoria na Reforma Tributária)
Se ainda tiver dúvidas sobre MEI, certificados digitais ou regimes simplificados, sugerimos a leitura de nosso conteúdo sobre certificado digital e vantagens para microempreendedores.
Passo 2: Consulte as alíquotas oficiais para o ano vigente
Em 2026, a alíquota para IBS ainda será um percentual de teste (0,1%), segundo as informações das autoridades municipais. Portanto, para todo serviço tributável, a regra básica será:
Valor do imposto devido = Base de cálculo x Alíquota de IBS (0,1%)
Não se esqueça que pode haver outras obrigações acessórias. Para calcular CBS, será preciso observar a publicação anual da alíquota federal válida para aquele exercício – que, inicialmente, será pequena ou até mesmo simbólica em 2026, já que o período é de adaptação e não cobrança efetiva em muitos casos.
Passo 3: Enquadre corretamente cada serviço prestado
Nem todos os tipos de serviço recebem a mesma tributação. Nos sistemas automáticos, há códigos específicos (CNAE ou código municipal). O correto enquadramento evita fiscalização e retrabalho.
- Confirme qual serviço foi realizado, conforme tabela nacional ou regras do seu município
- Veja se há regras especiais para aquele serviço (exemplo: construção civil, agências de publicidade, profissionais liberais…)
- Use esse código ao preencher a nota fiscal
O correto preenchimento do código de serviço garante que a alíquota calculada será a correta. Evita surpresas depois!
Passo 4: Preencha corretamente o valor do serviço e a base de cálculo
O imposto incide sobre o valor bruto do serviço, a não ser que a lei determine descontos ou abatimentos específicos. Despesas reembolsáveis somente se destacadas justificadamente.
A base é o valor efetivamente cobrado, e é sobre ela que a alíquota será aplicada.
Passo 5: Calcule e destaque os impostos na nota fiscal
No novo sistema nacional, será preciso mostrar o valor dos impostos destacados no corpo da nota, assim como já acontece hoje. Mesmo na fase de teste, a indicação deve estar clara.
Exemplo para um serviço de R$5.000,00 em 2026:Alíquota IBS: 0,1%Valor do IBS: R$5.000,00 x 0,1% = R$5,00
Tudo precisa estar muito claro na nota fiscal.
Passo 6: Recolha e pague os tributos
Mesmo que em 2026 muitos casos ainda estejam sob alíquota-teste, a legislação exige a apuração correta dos valores. Siga os prazos do calendário fiscal e guarde os comprovantes eletrônicos.
Em alguns municípios pode haver períodos em que, mesmo calculando, ainda não há recolhimento efetivo – por isso o acompanhamento constante das orientações é indispensável.
Passo 7: Armazene e mantenha a documentação em ordem
As autoridades exigirão provas da correta apuração e emissão de notas, especialmente durante a transição. Sistemas automáticos de emissão e backup digital auxiliam muito neste controle.
Um bom histórico fiscal é seu maior aliado para evitar problemas no futuro.
Soluções que simplificam a adaptação às novas normas
Durante períodos de mudança, contar com ferramentas tecnológicas confiáveis pode evitar erros. Em nossa experiência, sistemas de emissão automática que já seguem as regras da Reforma Tributária poupam retrabalho e reduzem falhas de cálculo.
Para quem busca praticidade, uma alternativa é a Spedy nota fiscal, que automatiza a emissão já de acordo com as novas normas: Spedy nota fiscal.
Automatizar não tira a sua responsabilidade, mas pode garantir muito mais consistência, além de liberar tempo para focar no seu negócio.
O papel da tecnologia e da automação na nova rotina fiscal
A automação fiscal nunca esteve tão presente. Ferramentas digitais proporcionam preenchimento automático de campos, atualização de tabelas de alíquotas, emissão com assinatura digital e até integração com contabilidade. Isso aumenta a confiabilidade dos dados e torna o acompanhamento muito mais simples.
Em nossa consulta sobre melhores práticas, identificamos que sistemas de emissão eletrônica conseguem se ajustar facilmente às mudanças – seja no cálculo do IBS, seja na atualização rotineira dos prazos de recolhimento. Essa integração é um diferencial para empresas de todos os portes.
Se você tem dúvidas sobre digitalização de processos e assinatura digital, sugerimos nosso artigo com dicas e exemplos de uso de certificação digital.
Caso especial: notas de serviço para nanoempreendedor e microempreendedor individual
Pessoas físicas e jurídicas de pequeno porte precisam de atenção especial. O nanoempreendedor é uma nova figura trazida pela Reforma Tributária – atingindo quem fatura até metade do limite do MEI e tem tributação simplificada. Esses prestadores não são considerados contribuintes do IBS e CBS nos limites previstos.
Mesmo sem exigência de recolhimento, a emissão da nota fiscal para o cliente pode ser obrigatória em determinadas operações. O correto é sempre consultar o seu enquadramento antes de realizar o serviço.
No caso do MEI, que permanece com tributação especial pelo Simples Nacional, as obrigações podem sofrer ajustes conforme portarias e instruções normativas do período.
A alteração nos procedimentos para micro e pequenos empreendedores também é abordada em nosso artigo sobre emissão de nota fiscal de acordo com o porte da empresa.
Como evitar erros no cálculo de impostos? Principais dicas
Sabemos que transições de legislação fiscal são férteis em confusões. Por isso, acompanhamos as dúvidas mais frequentes e preparamos algumas orientações diretas que funcionam na prática:
- Consulte a legislação vigente todo início de exercício. As alíquotas mudarão anualmente durante a transição.
- Revisite frequentemente os códigos de serviço (CNAE/código municipal) e suas respectivas alíquotas.
- Guarde todas as notas eletrônicas e recibos de pagamento de tributos por pelo menos 5 anos.
- Se possível, use plataformas que já atualizem as regras automaticamente.
- Fique atento a obrigações acessórias, principalmente em cidades diferentes ou para serviços interestaduais.
- Em caso de dúvida, registre algum contato com seu contador ou órgão fiscalizador.
Evitar o erro no cálculo inicial poupa retrabalho, multas e até comprometimentos futuros para a empresa e para o prestador do serviço.
Passo a passo prático para a emissão de nota fiscal de serviço em 2026
Vamos resumir, de forma clara, como emitir uma nota de serviço já enquadrada nas novas regras tributárias.
- Verifique se você é contribuinte do IBS/CBS ou nanoempreendedor isento.
- Com seu certificado digital válido (quando aplicável), acesse o sistema eletrônico autorizado pelo município, estado ou plataforma de emissão parceira.
- Selecione o código de serviço correto e informe todos os dados do tomador (cliente).
- Informe o valor do serviço prestado.
- O sistema deve calcular e destacar automaticamente os impostos (para facilitar o acompanhamento).
- Revise as informações; certifique-se de que não há incoerências entre valor, código e impostos destacados.
- Emita e envie a nota fiscal ao cliente.
- Armazene e faça backup da nota emitida e dos comprovantes de pagamentos associados.
Quem já utiliza sistemas como a Spedy nota fiscal tende a realizar essas etapas de modo rápido, pois a automação cuida do cálculo tributário conforme as mudanças legais já em vigor.
O que fazer caso o sistema municipal de emissão ainda não esteja atualizado?
Pode ocorrer, em algumas cidades menores ou sistemas menos atualizados, de ainda existirem lacunas temporárias na adaptação às novas normas. Nestes casos, nossa orientação é:
- Manter registro de todas as notas fiscais emitidas seguindo as regras municipais antigas, mas já se preparar para a transição para o IBS/CBS.
- Guardar documentos oficiais sobre a transição, publicados pelo município ou Receita Federal.
- Não descuidar das obrigações acessórias, mesmo que não haja cobrança efetiva da alíquota-teste.
Nessa situação, recomendamos acompanhamento frequente dos canais oficiais e atualização de processos internos conforme as publicações avançam.
Erros comuns na emissão após a Reforma Tributária (e como fugir deles)
Acompanhar tantos detalhes pode gerar deslizes. Em nossa análise dos atendimentos realizados, notamos alguns pontos que merecem atenção especial:
- Deixar de destacar corretamente o imposto, mesmo sob alíquota-teste.
- Incluir descontos indevidos na base de cálculo, reduzindo o valor do IBS/CBS devido.
- Não atualizar caso o enquadramento da empresa mude de um ano para outro.
- Armazenar de forma insegura as notas fiscais e documentos eletrônicos.
- Confundir obrigações do período de transição com as regras definitivas da Reforma.
Erros simples podem comprometer a regularidade da empresa junto à Receita, mesmo em fase de adaptação.
Já tratamos casos em que um desencontro de informações levou a penalidades desnecessárias. Por isso, reforçamos: informação atualizada é proteção!
Adapte-se, mas mantenha os cuidados tradicionais
Mesmo com tanta simplificação, cabe lembrar que a seriedade na emissão persiste. Treinar equipes, acompanhar publicações oficiais e investir em sistemas que acompanhem a legislação são atitudes valiosas.
Se quiser ver exemplos práticos da rotina, compartilhamos experiências reais no nosso artigo com estudos de caso sobre emissão de notas fiscais na prática.
Fique atento. Apesar das facilidades, a responsabilidade por cada emissão segue sendo sua.
Conclusão
A chegada da Reforma Tributária em 2026 muda a cara da nota fiscal de serviços, mas não precisa complicar sua rotina. Explicamos que o cálculo dos impostos ficará concentrado no IBS e CBS, com uma transição cuidadosamente planejada e alíquotas-teste. O segredo está em acompanhar seu regime tributário, enquadrar-se corretamente, preencher os dados exatos e destacar os tributos. Plataformas automatizadas, como a Spedy nota fiscal, já permitem a adaptação completa à nova legislação, eliminando dúvidas na apuração dos impostos.Com organização, consulta frequente às regras oficiais e a rotina digital ajustada, a transição tende a ser tranquila. O que parecia difícil, na prática, se resolve com informação, tecnologia e atenção aos detalhes.
O cálculo fiscal pode ser simples. O segredo está no controle e na atualização constante.
Perguntas frequentes sobre nota fiscal de serviço e cálculo de impostos em 2026
Como calcular impostos na nota fiscal de serviço?
O cálculo dos impostos na nota fiscal de serviço em 2026 será feito multiplicando o valor bruto do serviço pela alíquota do IBS e CBS vigentes no ano. Com a alíquota-teste de 0,1% prevista para 2026, basta identificar o valor do serviço, aplicar a porcentagem indicada e destacar na nota. Para a CBS, siga a orientação da Receita Federal em relação ao percentual divulgado para o exercício. No caso de nanoempreendedores, sem obrigação de recolher, o valor do imposto pode ser zero.
Quais impostos incidem sobre serviços em 2026?
Em 2026, os principais impostos sobre serviços são o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e o CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços). O ISS e PIS/Cofins entram em fase de extinção gradativa, substituídos pelos novos tributos. Para a maioria dos micro e pequenos empresários, e para nanoempreendedores, pode não haver incidência direta, dependendo do faturamento.
O que mudou com a Reforma Tributária?
A Reforma Tributária unificou tributos como ISS, PIS, Cofins e ICMS em dois grandes impostos: IBS e CBS. O novo modelo deixa a cobrança mais simples, reduz obrigações acessórias e elimina antigos conflitos de competência entre estados e municípios. Também foram criadas regras especiais para novos perfis, como nanoempreendedores. Há uma fase de transição gradual, para adaptação de empresas e administrações públicas.
Como emitir nota fiscal de serviço correta?
Para emitir uma nota fiscal de serviço correta em 2026: verifique seu enquadramento (IBS/CBS), utilize os códigos e valores exatos do serviço, informe o cliente corretamente, destaque o imposto na nota e realize o armazenamento dos documentos eletrônicos. Plataformas digitais já atualizadas, como Spedy nota fiscal, auxiliam muito nesse processo.
Quais são os prazos para pagamento dos impostos?
O prazo para pagamento dos impostos seguirá o calendário fiscal divulgado pela Receita Federal e Fazenda Estadual/Municipal anualmente. Na fase de alíquota-teste (2026), pode haver orientações específicas que isentam o recolhimento em determinadas operações, mas ainda assim é obrigação emitir corretamente e guardar a documentação. Os prazos devem ser consultados todo início de exercício.
