O que é e quem precisa emitir Nota Fiscal?

Se você chegou até aqui, talvez você esteja na mesma situação que alguns contadores nos relatam: os clientes iniciam um Negócio e não fazem a menor ideia das obrigações fiscais que precisam atender.

Muitos pensam que tudo que precisam fazer é ter uma boa oferta e vender bastante.
Isso poderia ser o suficiente, né?

Mas a verdade é que tantas funções empresariais, principalmente para os iniciantes, acabam se tornando um verdadeiro pesadelo para aqueles que começaram um Negócio novo tendo no coração um grande sonho mas pouca experiência. 

Seria esse seu caso também?

Não é à toa que, de acordo com o Sebrae, 27% das empresas fecham no Brasil no primeiro ano de atividade. 

Os principais fatores de risco para as empresas iniciantes incluem não saber o que fazer e não conseguir realizar as tarefas necessárias devido à sobrecarga operacional. 

Antes mesmo de terem uma chance no mercado, essas empresas já estão enfrentando o risco iminente de fechar as portas.

Ouvimos o relato de uma cliente que ilustra muito bem a difícil realidade dos empresários iniciantes. 

Quando ela iniciou sua empresa de educação, contratou um contador, que realizou todas as etapas burocráticas necessárias: abriu a empresa, organizou toda a documentação na junta comercial, e providenciou o alvará do estabelecimento. Porém, logo em seguida, ao começar a vender cursos e outros serviços, os clientes passaram a solicitar a emissão da nota fiscal.

Ela não fazia a menor ideia de que precisava emitir a Nota Fiscal de serviço, até que se educou sobre o assunto com o contador. Teria sido muito mais fácil se o contador tivesse explicado tudo direitinho um pouco antes, concorda?Mas não era o papel dele, ou pelo menos ele pensava isso.

Além disso, ela tinha um sistema de parceria com outra escola, então ambos precisam emitir Notas Fiscais em diferentes formatos de entrega.

Num determinado momento ela precisou encerrar essa parceria de Negócios, principalmente porque ela não tinha solicitado a emissão de Notas Fiscais do parceiro e isso a deixou numa situação bem complicada com a Receita Federal.

Mas é claro que você não precisa passar por isso, pois aqui neste artigo, você entenderá tudo que você precisa sobre emissão de Notas Fiscais.

Vamos iniciar pelo básico?

O que é Nota Fiscal? 

A Nota Fiscal (NF) é como um registro oficial de uma transação comercial, seja na compra de um produto ou na contratação de um serviço.

Sabe aquela compra que você faz no mercado, na loja de roupas ou até mesmo em um restaurante?Pois é, a nota fiscal é o comprovante dessa transação. Ela lista os itens adquiridos, o valor pago, os impostos incidentes e outros detalhes importantes.

Mas não é só isso, a nota fiscal também desempenha um papel fundamental na economia do país. Ela ajuda a combater a sonegação fiscal, contribui para a arrecadação de impostos e promove a formalização das atividades comerciais.

A nota fiscal é como uma garantia do consumidor.
Com ela, é possível comprovar a compra, solicitar trocas ou devoluções, e até acionar a garantia de produtos.

Nota Fiscal para Empresas

As vendas realizadas pela sua empresa devem ser registradas pela emissão da Nota Fiscal.Cada vez que um pagamento é recebido, é necessário emitir uma NF para o cliente. 

Caso não seja realizado, isso pode acarretar em inúmeros problemas para você e sua empresa, como você verá mais adiante neste post.

No entanto, em algumas situações, o cliente pode optar por não fornecer suas informações pessoais para a emissão da nota. Mesmo nesses casos, a empresa não está isenta de registrar a venda, mas a NF precisa ser emitida sem essas informações. 

Infelizmente, essa opção ainda não está disponível em todas as regiões do Brasil.

Quem precisa emitir Nota Fiscal?

Toda operação comercial empresarial de compra e venda requer uma nota fiscal para comprovar a transação.

Uma das obrigatoriedades de uma empresa é enviar para os órgãos públicos todas as informações sobre seu faturamento. 

Segundo a Lei N° 8.846, todo negócio precisa realizar esse registro, sendo a Nota Fiscal a maneira mais comum de formalizar esta receita.

Por que a emissão da nota fiscal é tão importante? 

Bem, entender porque a emissão da Nota Fiscal é tão importante começa com o conhecimento de que esse simples documento tem um impacto enorme em diversas áreas do seu negócio.

Por exemplo, ele é essencial para o cálculo dos impostos pela contabilidade da sua empresa, permite ao departamento financeiro estimar o faturamento e ajuda os responsáveis pelo estoque a organizar as entregas e a produção.

A ausência da nota fiscal pode acarretar uma série de problemas para a sua empresa.Desde a desorganização na gestão financeira até mesmo a configuração de crime de sonegação fiscal. Falaremos mais detalhadamente sobre essas consequências em breve neste post.

Como funciona a emissão da nota fiscal?

Entender como funciona a emissão da nota fiscal é essencial para qualquer empreendedor. 

O processo começa com a definição dos CNAEs (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) que representam as atividades realizadas pela empresa.

Ao emitir uma nota fiscal, é necessário selecionar o CNAE que melhor descreve o serviço prestado, conforme exigido pela prefeitura.

É importante destacar que, mesmo que a empresa tenha mais de um CNAE, apenas um pode ser indicado na nota fiscal.

Uma exceção a essa regra se aplica ao Microempreendedor Individual (MEI), que não é obrigado a emitir nota fiscal ao vender diretamente para uma pessoa física. No entanto, mesmo nesse caso, é recomendável emitir a nota para formalizar a receita. 

Se houver dúvidas sobre as obrigações fiscais, é sempre recomendável consultar um contador para orientação.

O que é necessário para Emissão da NF?

Para emitir notas fiscais você precisará preencher alguns requisitos, confira abaixo.

CNPJ ativo

Sua empresa precisa estar regularizada em sua situação cadastral para conseguir emitir notas fiscais.

Certificado Digital modelo A1

Para que você possa emitir notas fiscais é necessário ter a identidade digital da sua empresa, ou seja, um certificado digital. Ele permite que você assine documentos com validade jurídica de forma totalmente digital. 

É com essa “identidade digital” que você poderá ter suas notas fiscais validadas com total segurança através da autenticação da operação.

Inscrição Válida

Sua empresa deverá possuir uma inscrição válida e ativa junto ao órgão responsável pela emissão de notas fiscais.

Para que sua inscrição esteja válida, sendo sua empresa uma prestadora de serviços, você precisará de uma Inscrição Municipal que é ativada junto a Prefeitura da cidade onde está situada a empresa.

Caso sua empresa venda produtos físicos, você precisará de uma Inscrição Estadual que é obtida junto a SEFAZ (Secretaria de Fazenda) do estado que sua empresa está situada.

Quais tipos de NFs existem no Brasil?

No Brasil, diversos tipos de Notas Fiscais são utilizados para documentar operações comerciais, tanto de venda de produtos quanto de prestação de serviços. Aqui estão os principais tipos de Notas Fiscais:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Documento digital utilizado para registrar a circulação de mercadorias entre empresas (B2B) ou entre empresas e consumidores finais (B2C).
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): Utilizada para documentar a prestação de serviços, emitida pelas empresas prestadoras de serviços.
• Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): Utilizada em vendas para consumidores finais (B2C), substituindo os antigos cupons fiscais impressos.
• Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e): Emitida em situações específicas em que o contribuinte não possui inscrição estadual ou municipal, mas necessita emitir uma nota fiscal de forma avulsa.
• Nota Fiscal de Venda a Consumidor (modelo 2): Utilizada em operações de venda para consumidores finais, geralmente em casos de contingência.
• Nota Fiscal de Venda a Consumidor – PDV (modelo 2): Versão simplificada da Nota Fiscal de Venda a Consumidor, emitida por equipamentos de automação comercial (como os PDVs – Ponto de Venda).
• Nota Fiscal de Produtor (modelo 4): Utilizada por produtores rurais para documentar a venda de produtos agropecuários.
• Nota Fiscal Avulsa (modelo 1/1-A): Utilizada em situações específicas, quando não é possível utilizar os demais tipos de notas fiscais.
• Nota Fiscal de Importação e Exportação: Utilizada para documentar operações de importação e exportação de mercadorias entre o Brasil e outros países.
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): Documento digital utilizado para registrar o transporte de mercadorias.
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e): Utilizado para documentar o transporte de carga em operações com mais de um CT-e.

Esses são os principais tipos de Notas Fiscais utilizados no Brasil, cada um com suas particularidades e finalidades específicas. 

A escolha do tipo de nota fiscal adequada depende do tipo de operação comercial realizada e das exigências da legislação tributária vigente.

Quais impostos constam na Nota Fiscal?

Verifique a lista de impostos que constam na Nota Fiscal:

• ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços
• IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados
• PIS: Programa de Integração Social
• COFINS: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social

Maiores erros durante a emissão da NF

Alguns dos principais erros na emissão de notas fiscais são:

• Erros de digitação
• Ausência de dados, como informações do comprador ou do vendedor
• Classificação fiscal errada dos itens
• Destinatário não cadastrado
• Preenchimentos incorretos
• Códigos não compatíveis
• Emissão do tipo errado de NF-e
• Inserção de datas de compra e venda que não “batem”.

Outros erros comuns incluem:

• Informações incorretas do emitente
• Inverter as datas de competência e emissão
• Reunir várias vendas em uma única nota fiscal
• Errar a natureza da operação
• Equivocar-se com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) 

Para evitar erros, você pode fazer o seguinte:

• Prestar bastante atenção durante a emissão principalmente em detalhes como as datas de competência e emissão
• Usar corretamente os dados informados e checar
• Manter um cadastro atualizado na Receita Federal e rever regularmente as informações cadastrais
• Verificar se o fuso-horário da máquina está com alguma diferença em relação ao fuso-horário local

Para acelerar a execução dessa tarefa, você pode contratar um sistema de emissão automática como o Spedy, que garante muito mais praticidade nesse processo fiscal, onde você poderá contar com velocidade e segurança, garantindo muito mais tempo para cuidar de outras partes do seu negócio.

Existe um prazo correto para emissão de Notas Fiscais? 

Com base na legislação vigente, não existe um prazo fixo determinado para se emitir uma NF.Mas, fique atento, pois algumas boas práticas precisam ser seguidas. As notas fiscais referentes a produtos que serão enviados à clientes, devem ser emitidas ANTES do envio da mercadoria, entretanto, não existe uma especificação relacionada a quantos dias isso deve ser feito.

E se eu esquecer de emitir a NF?

Deixar de emitir NF para seus clientes pode acarretar em inúmeros problemas para seu negócio, prejudicando sua saúde e finanças, já que você pode ser multado caso não consiga prestar contas das vendas de seus produtos e serviços.

A Receita Federal pode solicitar as notas fiscais emitidas pela sua empresa por um prazo de até 5 anos para verificação já que as NFs possibilitam o recolhimento de impostos sobre produtos e serviços comercializados, por isso a falta de emissão pode ser enquadrada como Sonegação Fiscal.

Então, é melhor não se esquecer caso queira garantir economia e segurança fiscal para o seu negócio, ok?

O que pode acontecer se você não emitir nota fiscal?

Não entregar o documento fiscal é considerado CRIME! Podendo resultar em penalidades civis e criminais.
As penalidades podem incluir:

• Multas que variam de 10% a 100% sobre o valor de cada NFe
• Prisão do responsável pela empresa, entre 6 meses a 2 anos
• Apreensão de mercadorias (em caso de produtos físicos)
• Suspensão ou cancelamento do registro do contribuinte

As empresas que não emitem notas fiscais também podem ter dificuldades em conseguir crédito. Isso ocorre porque, ao não emitir nota fiscal, a organização está omitindo informações junto ao fisco. Dessa forma, esses órgãos não conseguem saber o valor em caixa que a companhia possui. 

A emissão da nota fiscal é a garantia de que a empresa está atuando legalmente e pagando corretamente os seus tributos. Ao emiti-la, a empresa aumenta também a confiança de seus clientes, pois esse documento lhes garante seus direitos, como a troca de produto ou reembolso, caso necessário. 

Emitir nota fiscal automática é possível?

Sim, já é possível automatizar a emissão de notas fiscais. Com apenas alguns cliques você consegue organizar todo o seu fluxo de emissão.

Agora que você já sabe o que é e quem precisa emitir notas fiscais, que tal transformar esse processo em algo muito mais simples e prático usando um sistema inteligente para te ajudar nessa missão?

Já existem plataformas e sistemas inteligentes como o Spedy, que elimina toda a burocracia desse processo fiscal, facilitando o envio automático para seu cliente e te permitindo ter mais tempo para pensar e executar outras tarefas do seu negócio.

Você só precisa conectar a plataforma que você usa para vender, definir quando quer emitir as notas e o sistema do Spedy faz o restante do trabalho!

Mesmo que seu cliente solicite o reembolso, o sistema também realiza o cancelamento da nota fiscal automaticamente, muito mais prático não é mesmo?

Se tiver alguma dúvida extra, não deixe de comentar abaixo para te ajudarmos.